KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Selasa, 09 Februari 2010

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI


KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

1. Defenisi Komunikasi dalam Organisasi

1.1 Pengertian Komunikasi

Komunikasi adalah proses penyampaian informasi dari satu orang ke orang lain. Komunikasi yang efektif adalah proses pengiriman pesan sedemikian rupa sehingga pesan yang diterima memiliki makna sedekat mungkin dengan maksud si pengirim.

Defenisi tentang komunikasi yang efektif didasarkan pada konsep makna dan konsistensi dari makna. Makna adalah ide yang ingin dikomunikasikan oleh individu yang mempelopori komunikasi. Dalam komunikasi yang efektif, makna ditransmisikan sedemikian rupa sehingga orang yang menerimanya paham.

1.2 Pengertian organisasi

Organisasi adalah sebuah wadah yang menampung orang-orang dan objek-objek dimana dalam wadah tersebut terdapat tujuan bersama yang ingin dicapai.

Organisasi dianggap sebagai pemroses informasi benar dengan input, troughput, dan output.

Kaum subjektivis mendefinisikan organisasi sebagai perilaku pengorganisasian (organizing behavior). Berdasarkan defenisi ini, pengetahuan mengenai organisasi harus diperoleh dengan melihat perilaku-perilaku khusus tersebut dan apa makna perilaku-perilaku itu bagi mereka yang melakukannya.

1.3 Pengertian Komunikasi dalam Organisasi

Komunikasi organisasi dapat didefenisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan-hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.

2. Peran Komunikasi dalam Organisasi

Rapat, percakapan telepon, dan korespondensi merupakan bagian vital dari pekerjaan sehari-hari seorang manajer dan semua aktifitas ini mewakili komunikasi. Jadi dapat disimpulkan bahwa komunikasi berhubungan dengan fungsi dan tujuan komunikasi di dalam manajemen.

2.1 Fungsi Komunikasi dalam Organisasi

Tidak berlebihan bila dikatakan bahwa fungsi komunikasi merupakan sarana memadukan aktivitas-aktivitas yang terorganisasi. Komunikasi dapat dipandang sebagai sarana untuk menyalurkan masukan social ke dalam system social. Komunikasi juga merupakan sarana untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan sejak organisasi tersebut dibentuk. Komunikasi yang efektif penting bagi manajer karena 2 alasan:

a. Komunikasi merupakan suatu proses melalui mana fungsi-fungsi manajemen (perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengawasan) akan dilaksanakan oleh setiap manajer.

b. Komunikasi merupakan kegiatan dimana manajer mencurahkan sebagian besar dari waktunya.

2.2 Tujuan komunikasi

Dalam arti luas, tujuan komunikasi dalam suatu perusahaan adalah untuk mengadakan perubahan mempengaruhi tindakan dan untuk mencapai kesejahteraan perusahaan. Dunia usaha sangat memerlukan informasi tentang harga, persaingan, teknologi, peraturan pemerintah, dan banyak informai lainnya. Informasi ini akan menjadi dasar bagi dunia usaha untuk mengambil keputusan mengenai macam produk yang akan dihasilkan, kualitasnya, strategi pemasaran, investasi yang akan dilakukan, dan sebagainya. Tetapi upaya untuk mencerna informasi dan tindakan yang akan diambil perusahaan menjadi semakin sukar bagi perusahaan besar dan yang melibatkan banyak orang. Komunikasi menjadi semakin penting artinya karena komunikasi memadukan fungsi-fungsi manajeme. Secara khusus, komunikasi diperlukan untuk:

a. Menetapkan dan menyebarkan tujuan perusahaan

b. Menyusun rencana untuk mencapai tujuan

c. Mengorganisasi sumber daya manusia dan sumber daya lainnya dengan cara yang paling efektif dan efisien

d. Menyeleksi, mengembangkan, dan menilai anggota organisasi

e. Memimpin, mengarahkan, memotivasi dan menciptakan iklim yang menimbulkan keinginan orang untuk memberi kontribusinya, serta

f. Mengendalikan kinerja perusahaan

4. Proses Komunikasi

Banyak orang berpikir komunikasi adalah hal yang sederhana karena orang berkomunikasi tanpa kesadaran berpikir dan upaya. Namun biasanya komunikasi bersifat kompleks dan peluang untuk mengirimkan serta menerima pesan yang salah tidak terhitung.

Dua elemen umum dalam setiap situasi komunikasi adalah pengirim dan penerima. Pengirim adalah seseorang yang bermaksud mengirim sebuah gagasan atau konsep kepada orang lain, untuk mencari informasi atau mengekspresikan suatu pemikiran atau emosi. Penerima adalah orang yang dikirimi pesan. Pengirim menyampaikan (encode) gagasannya dengan memilih simbol yang digunakan untuk membuat pesan. Pesan atau message adalah formulasi nyata yang dikirim kepada penerima. Pesan dikirim melalui saluran (channel), yang merupakan sarana penghantar komunikasi. Saluran dapat berupa laporan resmi, pembicaraan telepon, atau pertemuan tatap muka. Penerima mengartikan (decode) symbol untuk menginterpretasikan arti dari pesan. Menyampaikan dan mengartikan pesan merupakan sumber potensial dari kesalahan komunikasi, karena pengetahuan, sikap, dan latar belakang bertindak sebagai saringan dan menciptakan “gangguan” ketika menerjemahkan dari symbol itu ke sebuah arti. Akhirnya, umpan balik (feedback) terjadi ketika penerima menanggapi komunikasi pengirim dengan mengirim kembali pesan. Tanpa umpan balik, komunikasi hanya berjalan satu arah, dengan umpan balik akan menjadi dua arah. Umpan balik adalah alat bantu yang berguna bagi efektifitas komunikasi karena ini memungkinkan pengirim untuk menentukan apakah penerima menginterpretasikan pesan secara benar. Manajer yang merupakan komunikator efektif, memahami dan menggunakan sifat tidak langsung dari komunikasi.

5..BENTUK-BENTUK KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

5.1. Komunikasi Interpersonal

a.Komunikasi Lisan

Komunikasi lisan terjadi dalam percakapan tatapmuka,diskusi kelompok ,percakapan telepon,dan situasi lain ketika ucapan digunakan untuk mengekspresikan makna.Komunikasi lisan sangat lazim karena beberapa alasan.Yana paling utama,komunikasi lisan memicu umpan balik dan pertukaran pemikiran secara langsung dalam bentuk pertanyaan atau oersetujuan verbal,ekspresi muka,dan gerak tubuh.Komunikasi lisan juga mudah,karena yang perlu dilakukan pengirim hanya berbicara dan dapat dilakukan dengan persiapan minim.Pengirim juga tidak perlu pena dan kertas,keyboard,atau peralatan lain.

Komunikasi lisan juga memiliki kelemahan.Komunikasi in tidak akurat jika pembicaranya memilih kata-kata yang salah untuk menyampaikan suatu makna atau melupakan detil-detil penting,jika proses komunikasi lisan mengalami gangguan,atau jika penerima melupakan sebagian pesan.Dalam diskusi dua arah,jarang tersedia waktu untuk berpikir atau memperkenalkan fakta baru,dan tidak ada catatan permanen mengenai apa yang telah diucapkan.Meski sebagian besar manajer merasa nyaman berbicara pada orang secara individual atau didepan grup kecil,hanya sedikit manajer yang suka berbicara didepan audiensi yang lebih besar.

b.Komunikasi Tulisan

Menulis dalam surat,laporan,memo,catatan tulisan tangan,atau e-mail bisa memecahkan banyak masalah yang melekat pada komunikasi lisan.Namun komunikasi lisan tidak selazim yang anda bayangkan,dan bukan merupakan cara komunikasi yang dihargai banyak manajer.

Salah satu kelemahan terbesar dari bentuk tradisional komunikasi tulisan adalh bahwa komunikasi tulisan mencegah umpan balik dan pertukaran pikiran secara langsung.Ketika seorang manajer mengirimkan surat kepada manajer lain,harus ditulis atau didikte, diketik, diposakan, diterima, diantar, dibuka,dan dibaca .Jika terdapat kesalahpahaman,dibutihkan beberapa hari untuk menyadarinya,baru kemudian diralat.Meskipun pemakaian e-mail lebih cepat,pengirim maupun penerima harus mempunyai akses computer dan penerima harus membuka dan membaca pesan.Melalui percakapan telepon,hal ini bisa dilakukan dalam beberapa menit.Komunikasi tulisan menghambat umpan balik dan pertukaran pikiran secara langsung dan biasanya lebih sulit dan memakan waktu disbanding komunikasi lisan.

Komunikasi tulisan juga menawarkan sejumlah keunggulan.Komunikasi tulisan biasanya sangat akurat dan menyedikan catatan permanen mengenai komunikasi.Pengirim bisa meluangakan waktu mengumpulkan dan mencerna informasi dan merevisinya sebelum dikirimkan.Penerima memiliki banyak waktu membaca secara cermat dan bisa mengulang pembacaan berkali-kali jika diperlukan.Untuk alasan ini,komunikasi tulisan cenderung disukai jika pesan melibatkan detil penting.Kadng-kadang penting bagi salh satu atau kedua belah pihak menyimpan catatan sebagai bukti apa yang sebetulnya telah terjadi.

c.Memilih Bentuk Komunikasi yang tepat

Bentuk terbaik komunikasi interpersonal yang harus digunakan manajer ditentukan oleh situasi. Komunikasi lisan atau e-mail biasanya disukai saat pesan bersifat pribadi, tidak rutin, dan singkat. Komunikasi tulisan yang lebih formal tepat saat pesan bersifat non pribadi, rutin, dan panjang. Manajer bisa juga mengkombinasikan berbagai media komunikasi untuk memanfaatkan keunggulan masing-masing media.

5.2. Komunikasi Tim kerja

Meskipun komunikasi antara anggota tim dalam organisasi bersifat interpersonal, banyak riset berfokus secara spesifik pada bagian individu dalam jaringan dan tim kerja berkomunikasi satu sama lain. Jaringan komunikasi adalah pola komunikasi antara anggota dari sebuah grup atau tim. Para peneliti yang mempelajari dinamika kelompok menemukan beberapa tipe jaringan dalam kelompok dan tim yang terdiri dari tiga, empat, atau lima anggota.

Tiga aspek dari komunikasi tim,yaitu :

1. Jaringan

Penelitian tentang komunikasi tim berfokus terhadap dua karakteristik; tingkat dimana komunikasi dalam tim tersentralisasi dan sifat dari tugas tim. Dalam jaringan tersentralisasi anggota tim harus berkomunikasi melalui satu individu untuk memecahakn masalah atau keputusan. Dalam jaringan desentralisasi individu dapat berkomunikasi secara bebas dengan anggota tim lain.

2. Komunikasi terbuka

Komunikasi terbuka berarti berbagi semua jenis informasi ke semua perusahaan melintasi fungsi dan tingkat hierarki

3. Dialog

Dialog adalah proses komunikasi kelompok dimana orang bersama-sama menciptakan sebuah aliran pengertian bersama yang memungkinkan mereka memahami satu sama lain dan berbagi pandangan terhadap dunia. Cara yang baik untuk menggambarkan dialog adalah dengan membedakannya dengan diskusi. Intensitas diskusi umumnya adalah untuk menyampaikan cara pandang seseorang dan membujuk yang lain untuk mengadopsinya. Sedangkan dialog berfokus untuk mengungkapkan perasaan dan membangun perasaan dasar.

6. SALURAN KOMUNIKASI FORMAL

Saluran komunikasi formal adalah saluran komunikasi yang mengalir dalam rantai komando atau rantai tanggung jawab tugas yang didefenisikan oleh organisasi.

Saluran komunikasi formal terbagi atas 2 bagian yakni:

6.1. Komunikasi ke bawah atau Downward Communication

Yaitu komunikasi yang dikirim ke bawah dari manajemen puncak kepada bawahan.

Komunikasi ke bawah dalam sebuah organisasi biasanya mencakup topic sebagai berikut:

1. Implementasi tujuan dan strategi.

Mengkomunikasikan strategi dan tujuan baru, memberikan informasi tentang sasaran spesifik dan perilaku yang diharapkan. Hal ini memberikan arah bagi merekan yang berada di tingkat yang lebih bawah dalam organisasi.

2. Instruksi dan alasan utama pekerjaan.

Merupakan turunan dari bagaimana melaksasnakan sebuah tugas yang spesifik dan bagaimana pekerjaan tersebutberhubungan dengan aktivitas organisasi yang lainnya.

3. Prosedur dan praktik

Merupakan pesan yang mendefenisikan kebijakan, aturan, regulasi, tunjangan, dan susuna struktural organisasi

4. Umpan balik kinerja

Pesan ini menilai seberapa baik individu dan departemen melaksanakan tugasnya.

5. Indoktrinasi

Pesan ini didesain untuk memotivasi karyawan untuk mengadopsi misi dan nilai budaya perusahaan, serta partisispasi pada kegiatan khusus, seperti piknik dan kampanye.

6.2. Komunikasi ke atas (upward communication)

komunikasi ke atas adalah pesan yang dikirimkan dari tingkat bawah ke tingkat atas dalam hierarki komunikasi.

Lima tipe informasi yang dikomunikasikan di atas adalah seperti berikut:

1. Masalah dan pengecualian

Pesan ini mendeskripsikan masalah-masalah yang serius dan mengecualikan kinerja rutin dalam rangka untuk membuat manajer senior waspada terhadap kesulitan.

2. Saran perbaikan

Pesan in adalah gagasan untuk memprbaiki prosedur yang berhubungan dengan tugas untuk meningkatkan kualitas dan efisiensi.

3. Laporan kinerja

Pesan ini termasuk laporan periodik yang menginformasikan pihak manajemen bagaimana setiap individu dan departemen berkinerja.

4. Keluhan dan perselisihan

Pesan ini merupakan keluhan dan konflik karyawan yang disampaikan keatas untuk disampaikan ke atas untuk didengarkan dan mencari kemungkinan penyelesaian

5. Informasi keuangan dan akuntansi

Pesan ini menyangkut biaya, piutang, volume penjualan, perkiraan laba, dan hal lain yang menarik bagi manajer senior.

6.3. Komunikasi Horizontal

komunikasi horizontal adalah pertukaran pesan secara lateral atau diagonal diantara sesama atau rekan kinerja. Komunikasi horizontal melibatkan satu dari tiga ketegori, dibawah:

1. Pemecahan masalah intradepartemental

Pesan ini mengambil tempat diantara anggota dalam departemen yang sama dan menitikberatkan pada pemenuhan tugas.

2. Koordinasi interdepartemental

Pesan interdepartemental menfasilitasi pemenuhan proyek dan tugas bersama

3. Perubahan inisiatif dan perbaikan

Pesan ini didesain untuk berbagi informasi diantara tim dan departemen yang dapat membantu perubahan, pertumbuhan dan perbaikan organisasi.

Komunikasi Elektronik

Komunikasi elektronik akhir-akhir ini menjadi semakin penting dalam organisasi. Baik system informasi formal maupun teknologi elektronik pribadi telah mengubah cara manajer berkomunikasi satu sama lain.

a. Sistem Informasi Formal

Metode ini bisa digunakan melalui pendekatan manajerial ataupun pendekatan operasional. Pendekatan manajerial malibatkan penciptaan posisi yang biasa disebut chief operation officer, atau CIO, yang bertanggung jawab menemukan kebutuhan dan persyaratan yang diperlukan dalam pemrosesan informasi pada organisasi dan mengimplementasikan system yang akan memfasilitasi kelancaran dan efisiensi komunikasi dalam organisasi.

Pendekatan operasional, umumnya bagian dari CIO, melibatkan pembentukan satu atau beberapa system informasi formal yang menghubugkan semua manajer, departemen, dan fasilitas yang relevan dalam organisasi. System informasi formal yang efektif memungkinkan manajer pemasaran mendapatkan informasi persediaan barang di gudang lebih cepat dan akurat, langsung dari system informasi terkomputerisasi.

b. Teknologi Elektronik Pribadi

Dalam beberapa tahun terakhir, bentuk komunikasi organisasional telah berubah secara dramatis, terutama karena kemajuan teknologi komunikasi elektronik pribadi. Mesin ketik elektronik dan mesin fotokoopi adalah terobosan teknologi masa lalu. Mesin fotokopi memungkinkan seorang manajer mendistribusikan laporan yang telah diketik pada banyak orang lain dalam waktu singkat. Komputer pribadi membuat proses ini bertambah cepat lagi. Jaringan e-mail, internet, dan internet korporasi membawa teknologi komunikasi semakin jauh ke depan.

Kini dimungkinkan untuk melakukan teleconference di antara berbagai lokasi dimana para manajer hanya tampil di televisi atau di monitor komputer selagi mereka “bertemu”. Seorang manajer di Jakarta bisa mengetik surat atau memo di komputer pribadinya dan dengan sekali klik, mengirimnya ke ratusan atau ribuan kolega di seluruh dunia dalam hitungan detik. Informasi yang sangat mendetail dapatdiambil dengan gampang daribank-bank data elektronik besar. Teknologi ini telah memunculkan versi baru dari metode kerja lama-telecommuting adlah nama yang diberikan untuk industry electronic cottage yang baru. Dalam industry cottage, individu bekerja di rumah( dalam “cottage” mereka) dan secara periodic membawa hasil kerja ke kantor perusahaan. Dalam telecommuting, individu bekerja di rumah memakai komputer dan mengirimkan hasil kerja ke perusahaan melalui modem telepon atau modem kabel.

Telepon seluler dan mesin faks memudahkan manajer berkomunikasi satu sama lain. Banyak manajer menggunakan telepon seluler untuk melakukan percakapan sewaktu-waktu. Mesin faks memudahkan orang yang ingin memakai media komunikasi tulisan dan mendapat umpan balik yang cepat. Piranti komputasi pribadi baru seperti palm pilots telah merevolusi cara orang berkomunikasi satu sama lain.

Namun, kemajuan teknologi ini juga menimbulkan dampak negative. Pertama, manajer yang jarang berada di dalam kantor “riil”cenderung akan ketinggalan dalam bidang mereka dan menjadi korban politik karena tidak ada dalam kantor untuk mengetahui apa yang terjadi dan untuk melindungi diri mereka. Mereka melewatkan rumor organisasi dan banyak komunikasi informal yang terjadi di kantor. Pemakaian komunikasi elektronik seraya mengorbankan pertemuan tatap muka menyulitkan pembentukan kultur yang kuat, pengembangan hubungan kerja yang solid, serta penciptaan atmosfir saling percayadan kooperatif yang saling mendukung. Terakhir, komunikasi elektronik membuka peluang terjadi perilaku disfungsional karyawan, seperti pengiriman materi kantor atau ofensif kepada pihak lain.

7. SALURAN KOMUNIKASI INFORMAL

7.1 Rumor (grapevine)

Rumor adalah jaringan informasi yang bisa menembus seluruh lapisan organisasi . Rumor ditemukan dalam semua organisasi kecuali dalam organisasi yang sangat kecil, tetapi tidak selalu mengikuti pola yang sama,dan tidak perlu menyesuaikan dengan jalur-jalur wewenang dan komunikasi formal.

Rumor terdiri dari beberapa jenis yaitu rantai gosip dan rantai Tandan. Rantai gosip terbentuk saat satu orang menyebarkan pesan ke orang banyak. Tiap orang ini, selanjutnya, merahasiakan informasi tersebut atau menyampaikan ke orang lain lagi. Rantai gosip cenderung melibatkan informasi pribadi. Tipe rumor lain yang umum adalah rantai tandan, dimana satu orang menyebarkan informasi kepada sejumlah kecil individu terpilih. Beberapa dari penerima informasi selanjutnya menyebarkan informasi kepada sejumlah kecil individu lain berikutnya; sisanya menyimpan informasi untuk diri sendiri.

Semakin banyak riset menemukan bahwa kandungan informasi dari rumor cukup akurat, khususnya bila informasi itu didasarkan fakta bukan spkulasi. Sebuah studi bau-baru ini menemukan rumor memiliki keakuratan 75 persen sampai pada 95 persen. Frekuensi komunikasi informasi semakin meningkat dalam banyak organisasi, dikarenakan dua alasan dasar. Pertama, peningkatan aktivitas merger, akuisi, dan pengambilalihan. Karena aktivitas ini bisa sangat mempengaruhi anggota organisasi, mereka menghabiskan lebih banyak waktu untuk membicarakannya. Kedua, seiring makin banyaknya korporasi yang memindahkan fsilitas dari pusat ke daerah pinggiran, karyawan cenderung berbicara sedikit dengan orang orang dari luar organisasi, dan semakin sering dengan satu sama lain.

Upaya menghilangkan rumor tidak akan berhasil, tetapi manajer bisa mengendalikan rumor untuk tingkat tertentu. Dengan menciptakan jalur-jalur komunikasi terbuka dan merespon informasi tidak akurat secara tegas manajer bisa meminisasi kerusakan yang bisa ditimbulkan rumor. Rumor bisa menjadi aset. Dengan mengenali individu kunci dari rantai rumor, manajemen dapat mengendalikan informasi yang mereka terima dan menggunakan rumor untuk mengetahui reaksi karyawan terhadap ide baru seperti perubahan kebijakan personalia atau paket tunjangan. Manager juga bisa mendapatkan informasi bernilai dari rumor untuk memperbaiki proses pembuaatn keputusan.

7.2. Management by Wandering Around

Ide dasar Management by Wandering Around adalah sejumlah manajer mencari tau apa yang terjadi dengan berkeluyuran dan berbicara kepada bawahan langsung, bawahan jauh, petugas pengiriman, konsumen, aatu siapa saja yang terkait dengan perusahan. Contoh: Bill Marriott, sering mengunjungi dapur, dok bongkar muat, dan area fungsi kustodial setiap kali menginspeksi hotel Marriott. Dengan berbicara pada karyawan dari berbagai fungsi hotel, dia mendapat ide baru dan pemahaman lebih baik mengenai perusahaan.

Bentuk komunikasi organisasional terkait yang tidak memiliki istilah khusus adalah komunikasi informal yang terjadi di luar lingkungan kerja normal. Karyawan yang ikut piknik yang diselenggarakan perusahaaan, bermain dalam tim voli perusahaan, atau memancing bersama salalu meluangkan waktu berbicara tentang pekerjaan. Tidak ada agenda pasti, dan topik utama berdiskusi bervariasi dari satu grup ke grup lain. Namun pertemuan sosial ini memiliki peran penting karena membangun kultur yang kuat dan meningkatkan pemahanman bagaiman organisasi kerja.

7.3. Komunikasi Non-Verbal

Komunikasi non-verbal adalah setiap interaksi komunikatif yang tidak menggunakan kata-kata, atau yang memanfaatkan kata-kata untuk menyampaikan makna lebih luas dari pengertian kata-kata itu sendiri. Komunikasi non-verbal mengandalkan ekspresi wajah, gerak tubuh, kontak fisik, dan isyarat. Sebuah studi menemukan sebesar 55 persen dari kandungan pesan ditransmisikan melalui mimik wajah serta sikap tubuh dan 38 persen lainnya melalui perubahan nada suara dan intonasi. Kata-kata hanya mewakili 7 persen dari kandungan pesan.

Terdapat 3 jenis komunikasi non-verbal yang dipraktikkan manajer, yaitu citra, latar, dan bahasa tubuh. Dalam konteks organisasi, citra adalah jenis kata-kata yang dipilih. “Abaikan peringatan bahayanya, terus maju dengan kecepatan penuh” dan “meskipun berbahaya, kita mengambil tindakan ini” memiliki arti sama. Tetapi orang yang menggunakan kalimat pertama bisa dipandang sebagai individu independen, pahlawan pemberani, individualis, atau petualang nekad. Orang yang menggunakan kalimat kedua bisa dipandang sebagai individu agresif, teguh, ulet, atau berpikiran sempit dan menolak perubahan. Pilihan kata bisa memunculkan makna lebih luas dari pengertian kata-kata itu sendiri.

Latar dan komunikasi berperan penting dalam komunikasi non-verbal. Pembatasan, keakraban, wilayah pribadi, dan elemen lain dari latar semuanya penting. Ukuran dan lokasi kantor, jenis mebel dalam kantor, dan akses orang-orang yang ada di kantor, mengkomunikasikan informasi yang berguna. Contoh, H. Ross Perot selalu menepatkan mejanya diantara dia dengan tamu. Posisi ini membuat kendali ada di tangannya. Saat menginginkan dialog non formal, dia bergerak ke depan meja dan duduk di samping tamunya.

8. MENGELOLA KOMUNIKASI ORGASIONAL

8.1 Hambatan Komunikasi

Beberapa faktor dapat mengganggu proses komunikasi atau menghambat efektif. Hambatan ini dapat dibagi ke dalam dua kelas :

a. Hambatan Individual

Beberapa hambatan individual dapat menggangu efektifitas komunikasi . Salah satunya sinyal yang saling bertentangan atau tidak konsisten. Beragam hamabatan dapat menggangu efektifitas komunikasi. Sejumlah hambatan ii melibatkan karakterisstik dan proses individual, juga yang berkaitan dengan konteks organisasional dimana komunikasi terjadi.

Kendala lain adalah kurangnya kredibilitas. Persoalan Kredibilitas muncul saat pengirim pesan tidak dipandang sebagai sumber informasi yang dapat dipercaya atau tidak memahami persoalan. Ketika seorang manajer mebuat serangkaian keputusan buruk , sejauh mana dia dipercaya dan didengar akan menurun.

Kebiasaaan mendengar yang buruk bisa menjadin penghambat efektifitas komunikasi. Sejumlah orang secara alami adalah pendengar yang buruk. Ketika seseorang berbicara mereka mungkin melamun , melihat ke sana kemari atau mendengar percakapan orang lain. Karena tidak berfokus pada apa yang dibicarakan mereka tidak memahami sebagian atau seluruh pesan. Mereka mungkin berpikir telah bersungguh-sungguh menyimak ,tapi tidak mampu mengingat sebagian dari percakapan.

Penerima pesan mungkin membawa praduga tertentu ke dalam proses komunkasi. Contoh ,seorang manajer mungkin telah mendengar atasan barunya tidak menyenagkan dan sulit diajak bekerja sama . Saat atasan ini memanggilnya untuk berkenalan , dia mungkin akan maasuk dengan perasaan tidak suka dan mengabaikan apa yang dikatakan atasannya.

Hambatan Individu

Hambatn Organisasi

l Isyarat yang bertentangan atautidak konsisten

l Kredibilitas subjek

l Keengganan berkomunikasi

l Keahlian mendengar yang buruk

l Praduga tentang subjek

l Semantik

l Perbedaan status dan kekuasaan

l Perbedaan Persepsi

l Ganguan

l Kelebihan beban

b. Hambatan Organisasional

Masalah semantik muncul karena kata -kata memiliki8 makna berbeda untuk orang berbeda atau pun karena kata memiliki lebih dari satu makna. Masalah komunikasi juga bisa muncul saat dua orang yang berbeda status atau kekuasaan brkomunikasi. Presiden Direktur mungkin akan mengabaikan saran dari karyawan operasi , karena berpikir , “Bagaimana mungkin seorang pada level itu memberi tahu cara saya cara mengelola bisnis?

Jika memandang situasi yang berbeda , kesulitan komunikasi juga bisa terjadi . Faktor lingkungan , antara lain keributan juga bisa mengurangi efektifitas komunikasi. Begitu juga , kelebihan beban bisa menjadi masalah yang jika penerima pesan mendaptkan lebih banyak pesan daripada yang bisa dia tangani secara efektif .

Terakhir , perbedaan bahasa dapat menciptakan masalah . Untuk mengatasinya, sejumlah perusahaan mengdopsi “bahasa resmi “. Bahasa Inggris semakin menjadi Bahasa Biswnis di seluruh Dunia.

Beberapa metode telah dikembangkan untuk mengatasi penghambatan efektifitas komunikasi . Sebagian metode ini terkait dengan keahlian Individual, dan metode lain didasarkan pada keahlian organisasional.

Keahlian Individual

Keahlian Organisaional

l Memperbaiki keahlian mendengar

l Mendorong komunikasi dua arah

l Mempelajari bahas dan maknanya

l Menjaga kredibilitas

l Sensitif terhadap persepektif penerima ataupun pengirim pesan

l Tindak lanjut

l Mengatur arus informasi

l Memahami keunggulan berbagai media

8.2 Memperbaiki Efektifitas Organisasi

Manajer bisa memanfaatkan beberapa tekhnik untuk meningkatkan efektifitas komunikasi. Teknik-teknik ini terkait denga keahlian individual atau organisasional.

8.2.1. Keahlian Individual

Keahlian Individual paling penting untuk memperbaiki efektifitas komunikasi adalah keahlian mendengar. Menjadi pendengar yang baik menuntuk seseorang menyiapkan diri untuk mendengar, tidak menyela pembicara, sabar , dan bertanya sepantasnya.

Umpan balik , salah satu yang paling penting dibantu komunikasi dua arah . Komunikasi dua arah memungkinkan penerima mengajukan pertanyaan , klarifikasi, dan pendapat yang membuat pengirim pesannya tahupesannya telah diterima apa belum. Semakin rumit pesan, semakin berguna komnikasi dua arah. Pengirim harus menyadari perbedaan makna kata untuk berbagai penerima pesan.

Keahlian mendengar yang efektif adalah bagian vital komunikasi dalam organisasi. Terdapat beberapa hambatan yang dapat memperburuk keahlian mendengar individu dalam organisasi. Juga terdapat teknik untuk memperbaiki keahlian mendengar.

Pengirim perlu menjaga kredibilitas , dengan tidak sok tahu , mempersiapkan diri, memeriksa fakta , serta bersikap seakurat dan sejujur mungkin. Pengirim pesan juga harus siap dengan persepektif penerima.

Terakhir, penerima juga harus sensitif terhadap persepektif pengirim . Seorang manajer yang baru menerima sejumlah berita buruk mungkin akan kecewa , marah, bahkan depresi untuk beberapa lama. Individu lain harus siap mengalah pada tingkat tertentu, dan perlu memperhatikan sinyal yang menandakan dia mungkin perlu teman bicara.

Keahlian Mendengar yang Efektif dan Kurang Efektif

AKTIF

Tetap Aktif, Berfokus

Mengajukan Pertanyaan

Mengasimilasi informasi

Memberi Perhatian

Berpikiran Terbuka

PASIF

Bersikap Pasif

Tidak Mengajukan Pertanyaan

Mengabaikan Informasi

Berprasangka

Mudah Teralih Perhatian

8.2.2. Keahlian Operasional

Tiga keahlian operasional berikut ini bisa meningkatkan efektifitas komunikasi : tindak lanjut, pengaturan arus informasi, dan pemahaman terhadap berbagai keunggulan media. Tindak lanjut adalah pengecekan untuk memastikan apakah pesan telah diterima dan dipahami. Pengaturan arus informasi berarti pengirim ataub penerima pesan mengambil langkah yang diperlukan untuk memastikan tidak terjadi kelebihan beban informasi.

Bagi pengirim menghindari kelebihan informasi bisa berarti tidak mengirimkan terlalu banyak informasi pada sat yang bersamaan. Banyak manajer membatsi arus informasi dengan caramembuat jurnal dan laporan rutin yang diterima secara temporer. Jalur komunikasi tatap muka menyediakan kesempatan bagi manajeruntuk menjelaskan situasi dan menjawab pertanyaan. Jika tujuan pesan untuk memberi tahu kenaikan gaji, komunikasi tertulis lebih tepat karena lebih objektif dan lebih akurat. Manajer bisa menindaklanjuti pemberitahuan tertulis dengan ucapan selamat pribadi.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar